Hvordan lage faktura i enkeltpersonforetak

Du kan ikke lage faktura i programmer som Word og Excel. Slik kan du lage faktura i enkeltpersonforetak med et fakturaprogram.

Som i alle andre bedrifter må enkeltpersonforetak sende faktura for å få betalt for varene og tjenestene du selger (så fremt du ikke har kassesystem). En faktura skal være lagd i gyldig format og oppfylle flere formelle krav for å være gyldig.

Bokføringsforskriften stiller en rekke krav til hvordan en faktura skal lages og hva den må inneholde. Fakturaene dine må følge alle kravene fra myndighetene for at de skal være gyldig dokumentasjon på inntekt. 

Alle inntektene og kostnadene du fører i regnskapet må kunne dokumenteres. Når du har kvitteringer og bilag i orden, vet både du og myndighetene at du betaler riktig skatt og merverdiavgift, og får skattefradrag som du har krav på. 

Denne videoen viser hvordan du lager faktura i Conta, steg for steg:

Prøv Conta gratis

Hvordan lage faktura i enkeltpersonforetak

Det er enkelt å sende faktura for enkeltpersonforetaket ditt med Conta. Det eneste du trenger å gjøre er å fylle ut informasjonen i en fakturamal. Den ferdige fakturaen blir akkurat slik du ser den på skjermen. 

1. Opprette faktura

Når du logger inn i Conta kommer du rett til forsiden av fakturaprogrammet. Klikk på «Lag faktura» for å opprette en faktura. 

2. Fyll ut informasjonen

Virksomheten du er logget inn som vil automatisk vise som avsender øverst på hver side av fakturaen. Alle lovpålagte felter ligger inne i fakturaen og du trenger kun å fylle inn riktig informasjon. 

Du legger selv inn kunde, varen eller tjenesten du har solgt, antall og pris. Leveringsadresse hentes fra kundekortet til kunden din.

3. Velg sendemetode

Når fakturaen er ferdig laget, har du flere sendemuligheter. Du kan sende den direkte fra systemet slik at kunden mottar den på e-post som en PDF, du kan postlegge den (Conta pakker og sender den i posten for deg), eller du kan laste den ned som en PDF og sende den selv. 

Du får også mulighet til å sende den som elektronisk faktura, hvis kunden din har skrudd på mottak av det. Da kan du sende EHF-faktura til bedriftskunder og eFaktura til privatkunder. Det gjør at de får fakturaen rett i regnskapsprogrammet eller nettbanken, og du får som regel raskere betalt. Mer om det snart. 

Du kan også se denne enkle videoguiden til å lage en faktura i enkeltpersonforetak: 

Verre er det ikke! Du kan prøve Conta gratis i 30 dager. 

Prøv Conta

Hva skal faktura fra enkeltpersonforetak inneholde?

Det er strenge krav til innholdet på fakturaen når du skal fakturere fra et enkeltpersonforetak. Husk å inkludere dette på fakturaen:

• Korrekt fakturadato, det vil si datoen fakturaen ble laget, ikke datoen varen ble solgt eller tjenesten utført.
• Fakturanummer (maskinelt eller forhåndstrykt).
• Navn, adresse eller organisasjonsnummeret til kjøperen.
• Navnet og organisasjonsnummeret til selger, i tillegg til ordet «Foretaksregisteret» hvis de er registrert der.
• Ordet «MVA» bak organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
• Beskrivelse av varen eller tjenesten.
• Antall varer og tjenester som ble levert.
• Leveringsdato og -adresse.
• Prisen på varen eller tjenesten og eventuell merverdiavgift med korrekt MVA-sats.
• Forfallsdato.

Når du fakturerer i Conta er det meste ordnet for deg! Husk likevel å skrive inn en god varebeskrivelse og sjekke over infoen du fyller inn.

Noen bedrifter velger å ta et fakturagebyr, for eksempel hvis kunden vil ha fakturaen tilsendt i posten, i stedet for andre sendemåter. Du kan ha fakturagebyr på fakturaene dine så lenge du har avtalt det med kunden på forhånd.

Les også: 5 fakturafeller for små firma

Få raskere betalt med elektronisk faktura for enkeltpersonforetak

Du kan også bruke elektronisk faktura i enkeltpersonforetak. Elektronisk faktura er helt supert fordi det garanterer at fakturaen kommer fram til mottakeren. 

Elektronisk faktura har mange fordeler når du driver enkeltpersonforetak:

• Fakturaen kan ikke forsvinne på veien til kunden. Du er garantert at den havner i nettbanken eller regnskapssystemet deres.
• Du slipper å betale porto.
• Du sparer tid, ved å slippe postlegging eller skrive e-poster og legge ved vedlegg.

Det er også gjort undersøkelser på at færre fakturaer som er sendt elektronisk går til inkasso. Når en får fakturaen i nettbanken eller i regnskapsprogrammet, er det kortere vei til betaling og ofte får leverandøren raskere betalt enn ved andre sendemetoder. 

La oss se på de forskjellige typene av elektroniske fakturaer du kan bruke i enkeltpersonforetaket:

Hva er EHF-faktura?

Et alternativ til å sende fakturaen i posten eller som e-post, er å sende en EHF-faktura. Det er en elektronisk faktura som blir sendt til regnskapsprogrammet til kunden. EHF-faktura kan kun sendes til bedriftskunder.

EHF-fakturaen lager du akkurat som vanlig i Conta, og så velger du EHF som sendemåte. Du trenger ikke en avtale med en bank eller med kunden din (men de må ha sagt ja til EHF-faktura, det får du beskjed om når du prøver å sende fakturaen).

Med EHF-faktura er det mye enklere for kunden å betale deg, som kan bedre likviditeten i bedriften din.

Statlige bedrifter krever å få fakturaer i EHF-format fordi det sparer mye tid og penger. Dette blir også mer og mer vanlig blant private bedrifter.

Når du bruker Conta, kan du også huke av for at du vil motta EHF-fakturaer. Da dukker fakturaene opp rett inne i regnskapet ditt, og kan bokføres med et par tastetrykk.

Hva er eFaktura?

eFaktura er en elektronisk måte å sende fakturaer til privatpersoner.

Forskjellen på eFaktura og EHF-faktura, er at en eFaktura sendes til privatkunder, som får den i nettbanken sin.

Fordelene er likevel de samme: Du sparer tid og du gjør det enklere for kundene å betale deg.

Du kan sende både EHF-faktura og eFaktura i Conta!

Send faktura i enkeltpersonforetak

Fakturamal eller fakturaprogram?

Mange lurer på om de kan bruke en hjemmelaget fakturamal, for eksempel laget i Word, i stedet for å bruke et fakturaprogram når de skal fakturere fra enkeltpersonforetak. Svaret på det er nei. 

Myndighetene krever at hver faktura du lager har et unikt nummer. Det løser du enten ved å bruke et fakturaprogram som gir hver faktura et nummer, eller du kan skrive ut hjemmelagde fakturaer på forhåndstrykte blanketter – sistnevnte begynner nok å bli svært sjeldent.

Dette er de eneste to løsningene som er godkjente i Norge.

Fakturanummer er viktig fordi det ikke skal være mulig for deg eller mottaker å endre en faktura i ettertid. Du må heller ikke ha noen hull i nummerrekken din. Det vil Skatteetaten reagere på hvis de kontrollerer regnskapet ditt (ofte kalt bokettersyn). 

Det er flere fordeler ved å bruke et fakturaprogram fremfor blanketter: 

• Fakturaene nummereres automatisk med neste tall i nummerrekken.
• Du får med lovpålagt informasjon. Når du laster ned en fakturamal eller lager en selv har du ingen garanti for innholdet.
• Du sparer tid. Du får fakturaen i PDF-format eller du kan sende den rett fra fakturaprogrammet. Det er enkelt å både lage purring/inkassovarsel, sende på ny eller lage kreditnota.
• Lettere å følge opp og bedre oversikt. Du får oversikt over alle fakturaene du har sendt, hvilke som har forfalt, inntekt og eventuelt MVA.
• Fakturaene ser som regel mer profesjonelle ut. 
• Muligheten til å sende eFaktura og EHF-faktura. Elektroniske fakturaer går sjeldnere til inkasso, og er derfor en løsning som kan øke betalingsevnen din.

I Conta kan du lage godkjente fakturaer. Programmet er lett å komme i gang med, og fakturaene du lager overholder alle kravene som stilles. Med abonnementene Standard og Smart kan du sende ubegrenset med PDF-faktura i tillegg til muligheten for å sende elektroniske fakturaer. Abonnementene inneholder også regnskapsprogram, som du må ha hvis du fakturerer for over 50 000 kroner i året.

Disse 7 fakturatipsene for ferskinger gir deg en bra start på faktureringen.

Prøv Conta gratis

Sende faktura til utenlandske kunder med enkeltpersonforetak

Hvis du har utenlandske kunder, lurer du gjerne på om du kan fakturere i en annen valuta. Det er mulig, men det er et krav at totalpris og MVA er spesifisert i norske kroner på fakturaen. 

I Conta kan du lage faktura med utenlandsk valuta.

Hvis kunden din har en utenlandsk adresse, vil du få opp muligheten til å bytte valuta på fakturaen. Når du har valgt valuta, vil du også se vekslingskursen til norske kroner. Denne vil alltid være basert på de kursene Norges Bank oppgir hver dag.

Slik fungerer det:

Purring og inkassovarsel

Hvis kunden ikke betaler fakturaen innen fristen, kan du sende en purring eller et inkassovarsel. Det er regler for når de skal sendes, og hvor mange ganger du kan inkludere purregebyr.

Det kan være enklere å sette bort arbeidet. Da kan du bruke tiden på det du er best til!

Når du lager faktura i Conta kan du sende til inkasso med et tastetrykk. Da tar inkassobyrået Kravia seg av oppfølgingen, inkludert å sende inkassovarsel.

Hvis du har gått gjennom inkassoprosessen og du fortsatt ikke har fått betalt, kan du avslutte faktura med tap.

Da slipper du å skatte på inntekten du aldri fikk. Merk at det er strenge krav for å avslutte faktura med tap. Du kan, for eksempel, ikke gjøre det hvis det kun er snakk om at kunden nekter å betale. 

Les også: Når kan du avslutte en faktura i enkeltpersonforetak med tap?

Bruker du Conta til å fakturere fra enkeltpersonforetaket ditt, kan du skru på automatisk oppfølging av ubetalte fakturaer. Da vil systemet automatisk sende ut purringer og sende forfalte fakturaer til inkasso. Slik sparer du mye tid på oppfølging!

Hva med merverdiavgift?

Når du omsetter for mer enn 50 000 kroner i året og selger varer og tjenester som er MVA-pliktige, må du melde deg inn i MVA-registeret. Da må du ha med MVA på fakturaene du sender ut, og du kan få igjen MVA som du betaler til leverandørene dine.

Når firmaet ditt er registrert, må du sende fakturaen som dyttet deg over grensen på ny, denne gangen med MVA inkludert. Det er lurt å informere kunden tidlig om at de kommer til å få en ny faktura med MVA.

Etter registrering, må du lage en kreditnota for å kansellere den første fakturaen. Send både kreditnotaen og den nye fakturaen til kunden.

Hvis de allerede har betalt, ber du de bare om å betale MVA i tillegg. 

Dette kalles etterfakturering av MVA.

Bilag i regnskapet ditt

Fakturaene du lager gjelder også som bilag i regnskapet ditt. Bilag brukes ofte som en samlebetegnelse på fakturaer, kvitteringer og lignende.

Du må føre regnskap så lenge du tjener mer enn 50 000 kroner i året. Selv om du er under denne grensen, må du ta vare på alle fakturaene du lager og mottar, og ha en oversikt over inntekter og kostnader. Vi anbefaler derfor å føre regnskap i alle tilfeller.

Du må legge ved et bilag for hver bokføring i regnskapet ditt. Det skal bekrefte at tallene der stemmer. 

Uten gyldige bilag kan du ikke få MVA-fradrag og skattefradrag. Du risikerer også bøter. Alle kvitteringer, fakturaer (og kreditnotaer) må oppbevares i minst 5 år. Les mer om krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon.

Hvis du bruker regnskapsprogrammet til Conta bokføres alle fakturaene du lager automatisk. 

Du får også med ferdig utfylt MVA-melding, alle tallene du trenger til å levere næringsspesifikasjon og en gratis mobilapp slik at du kan ta bilde av kvitteringene dine og sende rett til regnskapet.

Prøv Conta gratis