Gode regnskapsrutiner for enkeltpersonforetaket ditt

Et oppdatert regnskap er både et lovkrav og et viktig styringsverktøy. Gode rutiner hjelper deg å holde regnskapet ditt a jour. Slik kommer du i gang!

Et oppdatert regnskap er både et lovkrav og et viktig styringsverktøy. Gode rutiner hjelper deg å holde regnskapet ditt a jour. Slik kommer du i gang!

Roger er webdesigner. Han har et enkeltmannsforetak og designer nettsider for alle typer bedrifter. Fordi han har en inntekt på mer 50 000 kroner i løpet av tolv måneder må han føre regnskap.

De fleste næringsdrivende i Norge må føre regnskap. Selv om du tjener mindre enn 50 000 kroner må du dokumentere inntekter og kostnader og ta vare på viktig dokumentasjon i fem år.

Regnskapet viser inntekter, kostnader, og hva bedriften din eier og skylder. Gode rutiner gir deg derfor orden på økonomien til bedriften din, og gjør det enklere å sende informasjon til det offentlige.

Skal du bruke et regnskapsprogram?

I eksempelet har Roger mer enn 600 kjøp og salg i året, og han må derfor føre regnskap i et regnskapsprogram.

Selv med færre enn 600 transaksjoner å føre så anbefaler vi at du skaffer deg en slik løsning så tidlig som mulig.

Et regnskapsprogram vil være oppdatert på lover og regler, og et godt program vil også ha på plass veivisere eller komme med forslag som hjelper deg å føre riktig. I tillegg vil noen regnskapsprogram gi deg mulighet for å laste opp alle kvitteringene og fakturaene dine, slik at du følger lovkravene om trygg lagring.

ENK har som regel ikke veldig kompliserte regnskap, så se etter et program som passer til dine behov. Det neste steget er å få på plass gode rutiner.

Skal du ha en regnskapsfører?

Har du ansvaret for regnskapet må du spørre om hjelp hvis du er usikker. Vet du hvordan du retter opp et bilag du førte feil? Hvilken regnskapskonto du skal føre kostnadene for regnskapsprogrammet ditt på? Har du minussaldo på en kundekonto?

Roger kjøper en datamaskin han skal bruke i driften. Siden han i hovedsak kommer til å bruker den når han jobber for kunder skal han ikke føre kjøpet på konto 68 Kontorkostnad, trykksak o.l. Den kontogruppen er for utstyr som brukes til administrative oppgaver.

I stedet skal datamaskinen føres på kontogruppe 65 Verktøy, inventar og driftsmaterialer som ikke skal aktiveres, spesifikt på konto 6551 Datautstyr.

Slike feil i regnskapet kan ta tid å rette opp. Og hvis du, for eksempel, fører kjøp på feil konto kan du gå glipp av skattefradrag du har krav på. Ved bokettersyn risikerer du bøter og gebyrer.

Har du ikke erfaring eller interesse for å føre regnskap kan det lønne seg å sette bort hele eller deler av arbeidet.

Regnskapshjelp kan hjelpe deg med regnskapet.

1. Pass godt på bilagene dine

Bilag brukes som samlebetegnelse på fakturaer, kvitteringer og lignende som viser at du har kjøpt eller solgt noe. Fra dag én må du sørge for å ta vare på alle bilagene dine. Det gjelder også når du legger ut på vegne av bedriften.

Bilagene er verdt mye penger, fordi de gir deg rett på skattefradrag på de fleste kostnadene til bedriften.

Datamaskinen Roger kjøpte til foretaket koster 12 500 kroner inkl. MVA. Fordi han bruker den i arbeidet sitt kan han få skattefradrag på kjøpet.

Med kvitteringen får han fradrag på det han har betalt i moms, altså 2 500 kroner. I tillegg får han fradrag på skatt, som utgjør rundt 10 000 x 22%= 2 200 kroner.

Kvitteringen hans er derfor verdt nesten 5000 kroner.

Husk å skrive forklaring på bilagene hvis det ikke kommer klart frem hva det er du har kjøpt, eller hvordan kjøpet er relatert til bedriften din.

Hva må fakturaene dine inneholde?

2. Hold regnskapet ditt oppdatert

Ikke gjør regnskap til siste-liten arbeid. Bokføringsloven §7 krever at regnskapet ditt er oppdatert før alle regnskapsfristene, og i alle fall hver fjerde måned.

Det er ingenting i veien for å holde regnskapet mer oppdatert enn det som kreves. Det krever litt ekstra tid, men du slipper arbeidet med å sette deg inn i kjøp og salg som ble gjort for flere måneder siden.

Hvis du fakturerer timepris eller daglig selger varer, er det som regel lurt å sette av litt tid til kontorarbeid hver dag. For andre holder det å sette seg ned med regnskap én gang i uken eller i måneden.

Du må finne balansen som passer deg og foretaket ditt.

Har du en regnskapsfører må dere avtale når du skal sende bilag og hvor ofte regnskapet skal være oppdatert.

3. Ha oversikt over fristene som gjelder for deg

Hvis du, slik som Roger, tjener mer enn 50 000 kroner i løpet av tolv måneder må du registere deg i MVA-registeret og levere MVA-melding annenhver måned.

Da må du legge til MVA på fakturaene du sender til kundene dine. På MVA-meldingene vil det du har krevd inn i MVA veies opp mot det du har betalt til leverandørene dine, og du ser om du er skyldig eller skylder penger.

Du må også levere skattemelding for næringsdrivende innen 31. mai hvert år.

Har du ansatte eller er regnskapspliktig får du flere frister. Se oversikt over fristene som kan gjelde for deg på Skatteetaten sine sider.

Sender du skattemelding eller MVA-melding for sent er boten et halvt rettsgebyr per dag. I 2019 utgjør det 575 kroner. Hvis du ikke fører regnskap på korrekt måte eller ikke er a jour innen fristene er boten ett rettsgebyr per dag, altså 1150 kroner.

Selv om du ikke har mange frister, bør du altså være tidlig ute med å sende avgårde tallene dine til myndighetene. Et oppdatert regnskap hjelper deg å beregne hva du skal rapportere inn og hva du skal betale.

4. Følg med på regnskapsrapportene dine

Enten du fører regnskapet selv eller har en regnskapsfører, bør du følge godt med på regnskapsrapportene dine.

Balansen i regnskapet ditt er en oversikt over hva bedriften eier og hva den skylder, mens regnskapsresultatet viser om du går med overskudd eller underskudd.

Resultatet og balansen forteller deg om du er på rett kjøl i forhold til budsjettet ditt, gir deg en pekepinn på hvor mye du skal betale i skatt og sier noe om hvor mye penger du sitter på til enhver tid.

Følg derfor med på regnskapet ditt, det er et styringsverktøy som forteller deg om du gjør ting riktig!