Prøv Regnskap fra Conta gratis i 30 dager

Slik lager du faktura (bilag) i enkeltpersonforetak

Ifølge bokføringsforskriften kan du ikke lage faktura i programmer som Word og Excel. Fakturaene må ikke kunne endres i ettertid, og da er det umulig eller i beste fall upraktisk å bruke slike hjemmelagde metoder.

Ifølge bokføringsforskriften kan du ikke lage faktura i programmer som Word og Excel. Fakturaene må ikke kunne endres i ettertid, og da er det umulig eller i beste fall upraktisk å bruke slike hjemmelagde metoder.

Som selvstendig næringsdrivende må du lage faktura for å få betalt for varene og tjenestene du selger (så fremt du ikke har kassesystem). 

Bokføringsforskriften stiller en rekke krav til hvordan en faktura skal lages og hva den må inneholde. Fakturaene dine må følge alle kravene fra myndighetene for at de skal være gyldig dokumentasjon på inntekt. 

Hvorfor er det viktig å ha gyldig dokumentasjon? Alle inntektene og kostnadene du fører i regnskapet må kunne dokumenteres slik at du betaler riktig skatt og merverdiavgift, og får skattefradrag som du har krav på

LES OGSÅ: Slik driver du et enkeltmannsforetak

Fakturamal eller fakturaprogram?

Myndighetene krever at hver faktura du lager har et unikt nummer. Det løser du enten ved å bruke et fakturaprogram som gir hver faktura et nummer, eller du kan skrive ut hjemmelagde fakturaer på forhåndstrykte blanketter – sistnevnte begynner nok å bli svært sjeldent.

Dette er de eneste to løsningene som er godkjente i Norge.

Fakturanummer er viktig fordi det ikke skal være mulig for deg eller mottaker å endre en faktura i ettertid. Du må heller ikke ha noen hull i nummerrekken din. Det vil Skatteetaten reagere på hvis de kontrollerer regnskapet ditt (ofte kalt bokettersyn). 

Det er flere fordeler ved å bruke et fakturaprogram fremfor blanketter: 

  • Du får med lovpålagt informasjon. Når du laster ned en fakturamal eller lager en selv har du ingen garanti for innholdet.
  • Du sparer tid. Du får fakturaen i PDF-format eller du kan sende den rett fra fakturaprogrammet. Det er enkelt å både lage purring/inkassovarsel, sende på ny eller lage kreditnota.
  • Lettere å følge opp og bedre oversikt. Du får oversikt over alle fakturaene du har sendt, hvilke som har forfalt, inntekt og eventuelt MVA.
  • Fakturaene ser som regel mer profesjonelle ut. 

Du kan lage godkjente fakturaer i Conta sitt fakturaprogram. Programmet er lett å komme i gang med, og fakturaene du lager overholder alle kravene som stilles.

Disse 7 fakturatipsene for ferskinger gir deg en bra start på faktureringen.

Kom i gang med Conta

Dette må fakturaer inneholde

  • Korrekt fakturadato, det vil si datoen fakturaen ble laget, ikke datoen varen ble solgt eller tjenesten utført.
  • Fakturanummer (maskinelt eller forhåndstrykket).
  • Navn, adresse eller organisasjonsnummeret til kjøperen.
  • Navnet og organisasjonsnummeret til selger, i tillegg til ordet «Foretaksregisteret» hvis de er registrert der.
  • Ordet «MVA» bak organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
  • Beskrivelse av varen eller tjenesten.
  • Antall varer og tjenester som ble levert.
  • Leveringsdato og -adresse.
  • Prisen på varen eller tjenesten og eventuell merverdiavgift med korrekt MVA-sats.
  • Forfallsdato.

LES OGSÅ: Krav til bilag i regnskapet ditt

Når du fakturerer i Conta er det meste ordnet for deg! Husk likevel å skrive inn en god varebeskrivelse og sjekke over infoen du fyller inn.

Noen bedrifter velger også å ta et fakturagebyr, for eksempel hvis kunden vil ha fakturaen tilsendt i posten, i stedet for andre sendemåter. Du kan ha fakturagebyr på fakturaene dine så lenge du har avtalt det med kunden på forhånd.

LES OGSÅ: 5 fakturafeller for små firma

Fakturere utenlandske kunder

Hvis du har utenlandske kunder, lurer du gjerne på om du kan fakturere i en annen valuta. Det er mulig, men det er et krav at totalpris og MVA er spesifisert i norske kroner på fakturaen. 

Den enkleste løsningen er derfor å fakturere i norske kroner, men skrive pris i kundens valuta i beskjedfeltet i fakturaen, i e-posten du sender eller i et eget vedlegg. Husk å ha med vekslingskurs.

Vi anbefaler ikke å fakturere i andre valutaer, det vil koste deg mye tid og arbeid med regnskapsføringen.

NB! Hvis du selger noe til et utenlandsk firma eller privatperson, og det kun skal brukes utenfor Norge, skal du ikke ha med MVA. Da må du bruke «0 % Eksport» når du fakturerer.

I Conta kan du lage faktura på både norsk og engelsk.

Purring og inkassovarsel

Hvis kunden ikke betaler fakturaen innen fristen, kan du sende en purring eller et inkassovarsel. Det er regler for når de skal sendes, og hvor mange ganger du kan inkludere purregebyr.

Det kan være enklere å sette bort arbeidet. Da kan du bruke tiden på det du er best til!

Når du lager faktura i Conta kan du sende til inkasso med et tastetrykk. Da tar partneren vår Skuls seg av oppfølgingen, inkludert å sende inkassovarsel.

Hvis du har gått gjennom inkassoprosessen og du fortsatt ikke har fått betalt, kan du avslutte faktura med tap.

Da slipper du å skatte på inntekten du aldri fikk. Merk at det er strenge krav for å avslutte faktura med tap. Du kan, for eksempel, ikke gjøre det hvis det kun er snakk om at kunden nekter å betale. 

Når kan du avslutte en faktura med tap?

Få betalt med én gang

Et annet alternativ til inkasso er å selge fakturaen i stedet for å sende den til kunden. Når du skal til å sende en faktura i Conta, får du valget om du heller vil bruke Superraskt oppgjør

Du selger fakturaen til Easybank, som betaler deg hele beløpet innen én virkedag, minus et lite gebyr. Deretter følger de opp hos kunden din, slik at du slipper.

Når du har opprettet en avtale med Easybank (det er gratis) velger du selv hvilke fakturaer du vil selge og hvilke du vil sende på vanlig måte.

Hva med merverdiavgift?

Når du omsetter for mer enn 50 000 kroner i året og selger varer og tjenester som er MVA-pliktige, må du melde deg inn i MVA-registeret. Da må du ha med MVA på fakturaene du sender ut, og du kan få igjen MVA som du betaler til leverandørene dine.

Når firmaet ditt er registrert må du sende fakturaen som dyttet deg over grensen på ny, denne gangen med MVA inkludert. Det er lurt å informere kunden tidlig om at de kommer til å få en ny faktura med MVA.

Etter registrering, må du lage en kreditnota for å kansellere den første fakturaen. Send både kreditnotaen og den nye fakturaen til kunden.

Hvis de allerede har betalt, ber du de bare om å betale MVA i tillegg. 

Les mer om å etterfakturere MVA.

Bilag i regnskapet ditt

Fakturaene du lager gjelder også som bilag i regnskapet ditt. Bilag brukes ofte som en samlebetegnelse på fakturaer, kvitteringer og lignende.

Du må føre regnskap så lenge du tjener mer enn 50 000 kroner i året. Selv om du er under denne grensen, må du ta vare på alle fakturaene du lager og mottar, og ha en oversikt over inntekter og kostnader. Vi anbefaler derfor å føre regnskap i alle tilfeller.

Du må legge ved et bilag for hver bokføring i regnskapet ditt. Det skal bekrefte at tallene der stemmer. 

Uten gyldige bilag kan du ikke få MVA-fradrag og skattefradrag. Du risikerer også bøter. Alle kvitteringer, fakturaer (og kreditnotaer) må oppbevares i minst 5 år. Les mer om krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon.

Hvis du bruker regnskapsprogrammet til Conta bokføres alle fakturaene du lager automatisk. 

Du får også med ferdig utfylt MVA-melding, alle tallene du trenger til å levere Næringsoppgave 1 og en gratis mobilapp slik at du kan ta bilde av kvitteringene dine og sende rett til regnskapet.

Slik fungerer fakturering og regnskapsføring sammen i Conta:


Hva er EHF-faktura?

Et alternativ til å sende fakturaen i posten eller som e-post er å sende en EHF-faktura. Det er en elektronisk faktura som dukker opp i regnskapsprogrammet til kunden. EHF-faktura kan kun sendes til bedriftskunder.

Du unngår:

  • at fakturaen forsvinner på veien
  • kostnadene ved porto
  • tidsbruken ved andre sendemetoder

EHF-fakturaen lager du akkurat som vanlig i Conta, og så velger du EHF som sendemåte. Du trenger ikke en avtale med en bank eller med kunden din (men de må ha sagt ja til EHF-faktura, det får du beskjed om når du prøver å sende fakturaen).

Med EHF-faktura er det mye enklere for kunden å betale deg, som kan bedre likviditeten i bedriften din.

Statlige bedrifter, og flere og flere private bedrifter, krever å få fakturaer i EHF-format fordi det sparer mye tid og penger. 

Når du bruker Conta, kan du også huke av for at du vil motta EHF-fakturaer. Da dukker fakturaene opp rett inne i regnskapet ditt, og kan bokføres med et par tastetrykk.

LES OGSÅ: Hva er EHF-faktura og hvordan fungerer det?

Hva er eFaktura?

eFaktura er også en type elektronisk faktura. Den lages på samme måte som en vanlig faktura, men sendes elektronisk.

Forskjellen på eFaktura og EHF-faktura, er at en eFaktura sendes til privatkunder og dukker opp inne i nettbanken til kunden. 

Fordelene er likevel de samme: Du sparer tid og du gjør det enklere for kundene å betale deg.

Les mer om hvorfor du bør sende eFaktura.

Du kan sende både EHF-faktura og eFaktura i Conta!

Meld deg på nyhetsbrevet vårt

Vi sender deg jevnlige e-poster med gode tips til å drive egen bedrift.