Faktura og fakturering i enkeltpersonforetak

Det er ifølge Bokføringsforskriften ikke tillatt å lage fakturaer i programmer som for eksempel Word eller Excel. Fakturaer må ikke kunne endres i ettertid, og da blir det umulig eller i beste fall upraktisk å bruke slike hjemmelagde metoder.

Det er ifølge Bokføringsforskriften ikke tillatt å lage fakturaer i programmer som for eksempel Word eller Excel. Fakturaer må ikke kunne endres i ettertid, og da blir det umulig eller i beste fall upraktisk å bruke slike hjemmelagde metoder.

Det er i tillegg en rekke andre krav til utformingen av fakturaer som må overholdes for at fakturaene skal regnes som gyldig dokumentasjon av inntekt.

Hver faktura må ha et unikt nummer som tildeles maskinelt eller på forhåndstrykte ark, selv om det sistnevnte nok begynner å bli svært sjeldent.

Det er påkrevd ved lov at fakturaer ikke må kunne endres i ettertid, derfor kreves det spesiell programvare som oppfyller kravene.

Dette må fakturaer inneholde

  • Korrekt fakturadato, det vil si samme dato som fakturaen ble laget, ikke den dagen salget eller tjenesten er avtalt eller foretatt
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer, i tillegg til «Foretaksregisteret» hvis kunden er registrert der.
  • Selgers navn og organisasjonsnummer
  • Hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal det stå «MVA» etter organisasjonsnummeret
  • Antallet enheter av varen eller tjenesten som fakturaen omfatter
  • Beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Forfallsdato
  • Prisen på varen eller tjenesten og eventuell merverdiavgift med korrekt MVA-sats
  • Leveringsdato- og adresse for tjenesten eller varer

Alle fakturaer må dessuten oppbevares av både kjøper og selger i minst 5 år. Les mer om å føre regnskap i enkeltmannsforetak.

Merk også at det er forbudt å fakturere MVA hvis du ikke er registrert i MVA-registeret.

Trenger du et fakturaprogram?

Conta Faktura er gratis å ta i bruk, lett å komme i gang med, og overholder alle krav som stilles til salgsdokumenter. I tillegg tilbyr programmet en rekke ekstra funksjoner inkludert i Conta Pluss-abonnementet.

Prøv Conta Faktura her.

Purring og inkassovarsel

Hvis kunden ikke betaler fakturaen innen fristen, kan du sende en purring eller en purring med inkassovarsel. Du kan sende inkassovarsel allerede ved første purring, noe vi anbefaler. Flere purringer før inkassovarsel er ikke påkrevd.

Purregebyr

Du kan sende purring allerede dagen etter forfall, men ifølge inkassoforskriften § 1-2 må det gå minst 14 dager etter forfall hvis du skal beregne purregebyr. Du kan sende så mange purringer du vil, men du kan kun kreve purregebyr for to purringer eller én purring og ett inkassovarsel.

Purringer skal inneholde opplysninger om hva kravet gjelder og beløpets størrelse. Betalingsfristen velger du selv. Purregebyret kan være på maksimalt 1/10 av inkassosatsen. Inkassosatsen fastsettes hvert år i Forskrift om inkassosatsen.

Inkassovarsel

Før du kan sende en faktura til inkasso, har kunden din krav på et gyldig inkassovarsel. Hvis du vil sende inkassovarsel allerede ved første purring, kan det tidligst skje 14 dager etter at fakturaen har forfalt til betaling.

Det må fremgå klart og tydelig at det dreier seg om et inkassovarsel, som skal ha en betalingsfrist på minst 14 dager. Også her må det være klart hva kravet gjelder og beløpets størrelse.

Inkasso

Hvis kunden ikke har betalt 14 dager etter at inkassovarselet er sendt, kan du starte inkasso.

Inkasso kan ta opp mye tid for deg som driver et lite firma, og vi anbefaler at du benytter deg av tjenestene til et inkassobyrå. Inkassobyrået Contando tar på seg jobben for deg, og tar kun betalt for løste saker.

Meld deg på nyhetsbrevet vårt

Vi sender deg jevnlige e-poster med gode tips til å drive egen bedrift.